Migliora la gestione dei progetti e la comunicazione interna al tuo team
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MY WEEKLY PDCA è nato per migliorare la gestione dei progetti e la comunicazione interna ai Team. Vuole essere la risposta all'uso smodato delle mail, alle minute inviate e mai lette e ai molti altri problemi che intaccato la comunicazione all'interno della tua squadra.
Per raggiungere l’obiettivo, però, non può agire da solo; identifichiamo i due passaggi chiave per aiutarti a rendere più efficace lo scambio di informazioni nel tuo team!
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MY WEEKLY PDCA, lo strumento di “Gestione”.
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Il diagramma di Gantt per la coordinazione visiva della squadra.
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La mia rivisitazione del Gantt
Per una migliore comunicazione di squadra è richiesto che tutti i partecipanti siano coinvolti e informati riguardo alla pianificazione del progetto.
Questo deve essere tanto vero nella fase iniziale quanto per l’intera durata del progetto. Per questo motivo, nel modello del diagramma di Gantt proposto compaiono due voci molto importanti.
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La raccolta delle firme dei membri della squadra, ovvero, La prova che ognuno ha letto e confermato la pianificazione studiata.
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La casella per l’indicazione del giorno e l’ora degli appuntamenti di aggiornamento settimanali: ogni partecipante deve aggiornare il team riguardo allo status delle azioni di sua competenza.
Visual Management!
Tutto deve essere visibile e facile da trovare! Stampa il Gantt e appendilo in un punto dove tutti i membri del team possano consultarlo o visualizzare gli aggiornamenti periodici!
Non inviare aggiornamenti via mail, ma richiedi le firme qualora fossero decise modifiche, per essere sicuro che tutti leggano e confermino nuovamente il piano!
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Come integrare MY WEEKLY PDCA nella tua squadra?
Riporto di seguito un paragrafo della descrizione teorica di MY WEEKLY PDCA.
Ti aiuterà a capire come utilizzarlo per coordinare le attività durante l'implementazione del tuo progetto:
un pdf stampabile gratuitamente per non perdere il filo delle tue riunioni..e non perdere tempo
" 4) Il quarto passaggio da seguire è forse il più importante del set: Quando viene scelta una regola da rispettare, si presume che la motivazione sia legata al fatto che tale regola possa portare un vantaggio. In questo senso, oltre a scegliere MY WEEKLY PDCA, bisogna usarlo correttamente nel tempo. Come?
- Se sei il responsabile di un team di progetto, chiedi ai membri del tuo team di mostrarti le azioni che hanno scritto al termine di ogni riunione o discussione. Verifica che abbiano segnato le azioni che hai richiesto. La disciplina e lo sforzo comune è l’unica via per una comunicazione efficace. Inoltre, fornisci il buon esempio trascrivendo tutte le richieste di supporto che i membri del team avanzano.
- Se fai parte di un team, comunica al gruppo le azioni e le idee per le quali chiedi supporto e proponi alla persona con le risorse più indicate di annotarla sul proprio PDCA. "
